La société Lexbase est le propriétaire et le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées pour l’ensemble de ses produits notamment, lexbase.fr, lexlearning.fr, lexbase-afrique.com et le doctrinal.fr.

Ce faisant, la collecte et le Traitement des Données à caractère personnel effectués par Lexbase dans le cadre de l’exploitation de son activité et de l’utilisation de ses produits ou services et sa base de données sont régis par la présente politique de protection des données (ci-après désignée la « Politique »).

Nous prenons les dispositions nécessaires afin d’assurer un niveau de sécurité de vos données personnelles, en lien et en conformité avec la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, dite « Informatique et Libertés » et la nouvelle réglementation européenne, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/79 du 27 avril 2016), applicable à compter du 25 mai 2018.

1. Définitions

Les termes employés ont la même définition qu’ils soient employés au singulier ou au pluriel.

• « Données à caractère personnel » ou « Données personnelles » désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• « Personne(s) concernée(s) » désigne une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
• « Produits » désigne les produits commercialisés par Lexbase.
• « Responsable du traitement » désigne Lexbase en tant que personne morale qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
• « Services » désigne les services fournis par Lexbase.
• « Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
  

2. Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

Nous collectons et traitons notamment vos nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, statut (professionnel, particulier, étudiant), service et/ou civilité, société, fonction, informations de paiement, données de connexion (dates et heures de connexion, adresse IP) et données de navigation, historiques de commande, préférences et centres d’intérêt, produits consultés, incidents de livraison, réclamations.

3. A quel moment ces données personnelles sont-elles collectées ?

Nous collectons les informations que les utilisateurs fournissent volontairement notamment lors :

• De la création ou de la modification du compte client ou compte utilisateur dans l’espace dédié sur l’un de nos sites ;
• D’une commande ou de la souscription à un abonnement sur nos sites ;
• Du règlement d’une commande ou d’un abonnement ;
• De la navigation sur nos sites, la consultation des produits éditoriaux, de l’interrogation de nos outils d’intelligence artificielle et l’utilisation de nos services ;
• De la participation à un jeu ou un concours organisé par notre entité ;
• D’une prise de contact avec notre service client ;
• D’un téléchargement d’un livre blanc ou toute documentation relative à l’un de nos produits ;
• D’une demande d’une démonstration d’un produit ou un devis ;
• De la participation à un événement, une conférence ou un webinar ;
• D’un souhait d’une prise de contact par un commercial.

Ces informations sont collectées via des champs remplis par les utilisateurs pour lesquelles, lorsque le caractère de l’information est obligatoire, est signalé par un astérisque.

Certaines informations sont nécessaires afin de remplir nos obligations vis-à-vis de notre clientèle, de prestations de service ou afin de permettre l’achat d’un produit.

Certaines informations notamment techniques (adresse IP de votre ordinateur) ou concernant la consultation du site ainsi que ses fonctionnalités, sont collectées automatiquement du fait de vos actions sur notre site par des cookies. Ces derniers sont soumis à consentement. Une politique détaillant le fonctionnement de ces cookies est mise à disposition des utilisateurs sur notre site.

4. Quelles sont les finalités de traitement de ces données ?

Les finalités des Traitements de Données à caractère personnel effectués par Lexbase reposent sur les bases légales suivantes : l’exécution contractuelle qui lie la société Lexbase à sa clientèle, le consentement des Personnes concernées pour le recueil des informations, les obligations légales et réglementaires de Lexbase ainsi que son intérêt légitime.

Nous utilisons ainsi ces données personnelles pour la poursuite des objectifs suivants :

• Pour effectuer des opérations relatives à la gestion de nos relations commerciales : contrats, commandes, abonnements, livraisons, factures, comptabilité, gestion des comptes clients, suivi de notre relation client, gestion des réclamations, impayés et du contentieux ;
• Pour l’amélioration de nos produits et services en invitant les utilisateurs à participer à des sondages, des études, des enquêtes de satisfaction et des tests produits ;
• Pour l’amélioration de votre expérience utilisateur sur notre site et pour bénéficier des fonctionnalités et services du site ;
• Pour faire participer les utilisateurs à des jeux concours ou des opérations promotionnelles ;
• Pour l’élaboration de statistiques commerciales ;
• Pour l’analyse et l’établissement de statistiques relatives à la consultation et à l’utilisation du site (nombre de pages vues, nombre de visites et activité) de nos services (articles lus) et des publicités affichées sur le site, nous utilisons Google Analytics ;
• Pour l’échange de nos fichiers de clients et prospects avec nos partenaires ;
• Pour l’envoi d’informations et de newsletters personnalisées sur nos produits et services et leur évolution, sur notre actualité ainsi que l’actualité professionnelle des utilisateurs : certaines lettres d’informations que nous envoyons sont directement liées aux abonnements des utilisateurs et ces informations font partie intégrante de ces abonnements.
• Pour la caractérisation de profils clients et l’analyse des préférences en matière d’achat dans une démarche d’analyse marketing ;
• Pour la gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition ;

Pour la correction d’éventuels bugs informatiques.

Nous n’utilisons pas les données personnelles pour entrainer automatiquement nos modèles d’intelligence artificielle.

5. Qui sont les destinataires de ces données personnelles ?

Les données collectées sur les Sites et Produits ou Services de Lexbase et par tout autre biais sont susceptibles d’être communiquées, outre le personnel habilité de Lexbase à ses partenaires de service avec lesquels elle travaille pour la gestion des commandes, des abonnements ainsi que pour l’exécution de certains services qu’elle propose (facturation, paiement, recouvrement, satisfaction client, etc…) et pour les finalités précédemment mentionnées, et ce uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées.

Ces prestataires pourront être amenés à contacter directement les personnes concernées à partir des coordonnées qui furent communiquées à Lexbase.

La société Lexbase rappelle que dans ce cadre, nous exigeons de manière stricte de nos partenaires de service qu’ils utilisent vos données personnelles uniquement pour gérer les services que nous leur demandons de fournir. Nous demandons également à ces prestataires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection de données personnelles et d’accorder une attention particulière à la confidentialité, la protection et à la sécurité de ces données.

Ces données personnelles pourront être communiquées en application d’une loi, d’un règlement, d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire et enfin, si nécessaire pour Lexbase, afin de préserver ses droits et intérêts.

6. Où sont stockées vos données personnelles ?

Les données personnelles collectées sont stockées soit dans les bases de données que Lexbase possède et gère en propre, à Paris, au sein de son siège social, soit dans celles de ses prestataires de services (AWS, OVH, Mistral), lesquelles sont situées au sein de l’Union Européenne (France, Allemagne, Suède).

La seule exception réside dans l’utilisation du produit Lexbase Intelligence, avec le modèle privé, à savoir Open AI, où la requête saisie par l’utilisateur peut être envoyée vers les serveurs d’Open AI, hors Europe. Néanmoins, l’utilisateur a l’option de choisir le modèle souverain, à savoir Mistral, pour utiliser Lexbase Intelligence tout en ayant la garantie que ses données restent en Europe.

Lexbase attache une grande importance à la sécurité des données qu’elle collecte. C’est la raison pour laquelle elle met en œuvre toutes les mesures appropriées pour empêcher dans la mesure du possible toute altération ou perte de ces données ou tout accès non autorisé à celles-ci. Sur ses sites, elle gére les informations de paiement, avec l’aide de son partenaire « La Société Générale » (conforme aux règles « PCI » Payment Card Industry), selon des méthodes répondant aux normes de l’industrie (telles que « PCI DSS » / Payment Card Industry Data Security System).

7. Quels sont les droits reconnus aux personnes concernées et comment sont-ils exercés ?

Conformément au RGPD, les Personnes concernées disposent et peuvent à tout moment, exercer leurs droits d’accès, de rectification, de suppression des données les concernant ainsi que leurs droits de limitation et d’opposition au Traitement et à la portabilité de leurs Données à caractère personnel.

Lorsque les Traitements de Données à caractère personnel mis en œuvre par Lexbase sont fondés sur le consentement des Personnes concernées, ces dernières peuvent le retirer à n’importe quel moment. Lexbase cessera alors de traiter les Données à caractère personnel des Personnes concernées sans que les opérations antérieures pour lesquelles les Personnes concernées avaient consenti ne soient remises en cause.

Les Personnes concernées disposent également du droit d’opposition pour motif légitime au traitement de leurs données personnelles ainsi que du droit d’opposition au traitement de leurs données à des fins de prospection.

Elles disposent enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

L’exercice de ces droits peut s’effectuer à tout moment en s’adressant à notre service client ou directement auprès de notre Délégué à la Protection des Données/Data Protection Officer

• Par courrier postal : LEXBASE, Relation clients ou Service DPO, 7 avenue Ingres, 75016 Paris ;
• Par courriel : dpo@lexbase.fr, en précisant votre référence client.

Dans ce cadre, il est demandé d’accompagner les demandes des éléments nécessaires à l’identification (nom, prénom, email, référence client) des Personnes concernées ainsi que toute autre information nécessaire à la confirmation de leur identité (photocopie d’un titre d’identité portant leur signature et contenant l’adresse à laquelle la réponse doit être parvenue).

Une réponse sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande.

8. Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

Les données personnelles des Personnes concernées sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Ainsi, ces données seront conservées pendant la durée de la relation contractuelle et en archivage pendant une durée de quatre (4) ans suivant la fin de ladite relation contractuelle, lorsqu’elles présentent un intérêt administratif, notamment pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat.

Pour les opérations de prospection commerciale, les données des prospects peuvent être conservées en base active jusqu’au retrait du consentement ou trois (3) ans à compter du dernier contact émanant du prospect.

9. Modifications de cette fiche d’information

La société Lexbase met régulièrement à jour cette fiche en fonction des évolutions légales et toute mise à jour sera consultable sur le site Lexbase.fr.